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Datenschutzerklärung

Stand: 3. November 2026, Version 1.7

Diese Datenschutzerklärung gilt für Annotator (annotator.ch), den Dienst, der Personendaten in Texten durch Platzhalter ersetzt, bevor Sie den Text mit einer KI verwenden. Annotator speichert wenig: Ihren Text speichern wir nicht.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist VectorAgency GmbH, Zürcherstrasse 57, 8102 Oberengstringen, Schweiz.

Kontakt in Datenschutzfragen: support@annotator.ch

Nutzen Sie Annotator für ein Unternehmen, eine Organisation oder eine andere berufliche Tätigkeit, bearbeiten wir die Personendaten in Ihren Texten in Ihrem Auftrag (Art. 9 DSG). Für diese Daten sind dann Sie verantwortlich, und es gilt die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung in Ziffer 10 der Nutzungsbedingungen. Für alle anderen Daten in dieser Erklärung bleiben wir verantwortlich, etwa für die Angaben zu Ihrem Konto, Ihrem Guthaben und Ihren Käufen und für die Protokolle.

2. Ihr Text

Text, den Sie einfügen, und Dateien, die Sie hochladen (PDF, DOCX, TXT, MD), gehen über den Server von Annotator an den Erkennungsdienst von VectorAgency in der Schweiz. Dieser findet die Personendaten und ersetzt sie durch Platzhalter. Er behält weder Ihren Text noch Ihre Dateien noch das Ergebnis; er schreibt zu jeder Anfrage nur eine Nutzungszeile ohne Text (Abschnitt 3, Anfrageprotokoll). Bei jedem neuen Text und jeder neuen Datei sendet Ihr Browser auch die Platzhalter und Originalwerte aller Texte, die Sie in diesem Tab verarbeitet haben, damit derselbe Wert seinen Platzhalter behält. Weder unser Server noch der Erkennungsdienst speichern diese Zuordnung. Auf unserem Server werden Text, Dateien, Dateinamen und die Zuordnung der Platzhalter zu den Originaldaten weder gespeichert noch protokolliert.

Das Ergebnis, der Text mit Platzhaltern und die Zuordnung, geht auf dem Rückweg durch unseren Server zu Ihrem Browser. Markieren Sie ein übersehenes Wort, geht das Ergebnis mit Ihrer Markierung für die erneute Prüfung auf demselben Weg noch einmal zum Erkennungsdienst. Auch dabei wird kein Text gespeichert.

Annotator sendet nichts an einen KI-Anbieter. Den Text mit Platzhaltern kopieren Sie selbst in Ihren KI-Chat. Die Antwort fügen Sie in Annotator ein; die Originaldaten werden dort ausschliesslich in Ihrem Browser wieder eingesetzt, und die Antwort wird nicht an unseren Server gesendet.

3. Was wir speichern

Die folgende Liste nennt, was wir über Sie speichern. Wir verwenden diese Daten, um Anmeldung, Konto, Organisationen und Guthaben bereitzustellen, Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen nachzuweisen, Missbrauch zu erkennen, Fehler zu finden und zu sehen, wie die Website genutzt wird. Einzelne Mitarbeitende von VectorAgency können sie in einem Verwaltungswerkzeug einsehen, um Gutscheine, Guthaben und Sperren zu verwalten.

  1. Konto. Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Sprache, das Datum der Registrierung und das Datum der letzten Anmeldung. Mit der Anmeldung stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu: Wir speichern die Version, der Sie zuletzt zugestimmt haben, und den Zeitpunkt der ersten Anmeldung unter dieser Version.
  2. Arbeitsbereiche, Organisationen und Mitgliedschaften. Jedes Konto hat einen eigenen Arbeitsbereich. Gehören Sie einer Organisation an, speichern wir deren Namen, Ihre Mitgliedschaft mit Rolle (Inhaberin oder Inhaber, Mitglied) und Datum sowie den Arbeitsbereich, in dem Sie zuletzt gearbeitet haben, damit er beim nächsten Besuch offen ist.
  3. Einladungen. Lädt die Inhaberin oder der Inhaber einer Organisation jemanden ein, speichern wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, auch wenn diese noch kein Konto hat. Dazu speichern wir die Organisation, wer eingeladen hat, die Zeitpunkte der Einladung und ob sie angenommen oder zurückgezogen wurde.
  4. Gutscheine. Organisationen entstehen nur aus Gutscheinen, die wir ausstellen. Gespeichert werden der Code, der Name der Organisation, die E-Mail-Adresse der Administration, die Menge, die Zahl der Plätze, der Rabatt auf den ersten Kauf, die Daten der Ausstellung und der Einlösung und die Kennung der Mitarbeitenden, die ihn ausgestellt haben.
  5. Guthaben. Jede Buchung, Gutschrift oder Abzug, mit Arbeitsbereich, Art, Menge in Tokens und Datum, bei einem Abzug mit der Referenznummer der Anfrage, bei einer Gutschrift mit dem Datum, an dem sie verfällt. Erinnern wir Sie per E-Mail an gekauftes Guthaben, das bald verfällt, halten wir fest, für welches Guthaben und wann. Kein Text.
  6. Käufe. Kaufen Sie Guthaben, speichern wir den Arbeitsbereich, das Paket, die Menge in Tokens, den Betrag, einen allfälligen Rabatt auf den ersten Kauf, die Gültigkeit in Monaten, die Version der Nutzungsbedingungen und den Zeitpunkt, zu dem Sie ihnen auf der Zahlungsseite zugestimmt haben, den Stand des Kaufs (offen, bezahlt, fehlgeschlagen oder rückerstattet) mit seinen Daten und die Kennungen der Zahlung bei Stripe: Zahlungsseite, Zahlung, Belastung und allfällige Rückerstattung. Karten- und Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein. Wir erhalten und speichern sie nicht.
  7. Von uns vergebenes Guthaben und Prüfwert. Schreiben Mitarbeitende Guthaben von Hand gut, speichern wir den Arbeitsbereich, die Menge, die Begründung als Freitext, die Kennung der Mitarbeitenden und das Datum. Das Startguthaben gibt es einmal pro Mailbox; dafür speichern wir einen Prüfwert Ihrer Mailbox (einen Hash mit geheimem Schlüssel), nicht die Adresse selbst.
  8. Anmeldecodes und Sitzungen. Bei der Anmeldung senden wir Ihnen per E-Mail einen sechsstelligen Code und einen Link. Gespeichert werden Ihre Adresse, der Code und der Link (diese beiden nur als Prüfwerte), der Ablauf nach 10 Minuten und die Zahl der Versuche, unabhängig davon, ob der Code benutzt wurde. Nach der Anmeldung speichern wir die Sitzung: den Sitzungsschlüssel nur als Prüfwert, das Datum, die letzte Nutzung, den Ablauf und einen allfälligen Widerruf. Der Schlüssel selbst liegt nur in Ihrem Cookie.
  9. Anmeldeprotokoll. Bei jeder Anforderung eines Codes, jeder Prüfung eines Codes und jeder Bestätigung eines Links, mit Erfolg oder ohne, schreibt der Server eine Zeile: die eingegebene Adresse (so, wie sie eingegeben wurde, bis zu 320 Zeichen, auch wenn es kein Konto gibt), die IP-Adresse, die Browser-Kennung, das Ergebnis (zum Beispiel falscher Code), die Kennung des Kontos, die Referenznummer der Anfrage und den Zeitpunkt. Der Server schreibt weder den Code noch den Link in diese Zeile. Das Adressfeld wird jedoch so festgehalten, wie es eingegeben wurde.
  10. Anfrageprotokoll. Für jede Anfrage schreibt die Anwendung eine Zeile: Methode, Seite (die Route, ohne Parameter), Status, Dauer, Kennung des Kontos und Referenznummer. Bei der Texterkennung kommen der Arbeitsbereich, die abgezogenen Tokens und ein allfälliger Fehlercode dazu. Zu jeder Texterkennung schreibt sie ausserdem eine Nutzungszeile ohne Text: ob Text, Datei oder erneute Prüfung, bei einer Datei deren Format (zum Beispiel PDF), die Grösse der Anfrage in Bytes, die Zahl der Zeichen und Seiten, ob Ihr Arbeitsbereich zahlendes oder kostenloses Guthaben hatte, die Sprache der Oberfläche, die Position in der Warteschlange, die Wartezeit und die Dauer der Erkennung, die abgezogenen Tokens und das Ergebnis mit allfälligem Fehlercode. Ebenso schreibt sie eine Nutzungszeile, wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden (mit dem Startguthaben und der Sprache der Oberfläche), einen Gutschein einlösen (mit Ergebnis, Menge und Zahl der Plätze), eine Einladung senden (mit deren Kennung und der Zahl der Plätze, Mitglieder und offenen Einladungen) oder annehmen (mit der Zahl der angenommenen Einladungen und dem Zeitpunkt, bei der Anmeldung oder beim Laden der Seite), einen Kauf beginnen (mit den Kennungen von Kauf und Paket, Menge, Betrag und Rabatt), sich abmelden oder die Rechenaufgabe der Anmeldeseite nicht gelöst haben (mit dem Grund, warum sie nicht gelöst wurde, und der Grenze, die dann gilt). Jede dieser Zeilen trägt, soweit es sie gibt, die Kennung des Kontos, den Arbeitsbereich und die Referenznummer. Sie enthält weder Text noch Dateinamen noch E-Mail-Adressen noch Anmelde- oder Gutscheincodes. Bei einem Serverfehler schreibt sie die Referenznummer, die Seite, den Status und die Art des Fehlers. Diese Zeile enthält keine IP-Adresse, keine E-Mail-Adresse und keinen Text. Die Referenznummer zeigen wir Ihnen bei einem Fehler an, damit wir die Zeile finden. Der Erkennungsdienst von VectorAgency schreibt zu jeder Anfrage an ihn ebenfalls eine eigene Nutzungszeile, ohne Text: dieselbe Referenznummer, eine Kennung des Dienstschlüssels von Annotator (ein Hash), die Seite, das Ergebnis mit allfälligem Fehlercode, die Dauer, die Zahl der Zeichen, Seiten und Tokens und die Zahl der erkannten Einträge je Art. So lässt sich seine Zeile der Zeile der Anwendung zuordnen.
  11. Serverprotokoll. Der Server, der Anfragen an Annotator entgegennimmt, führt ein Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browser-Kennung.
  12. Besucherstatistik. Auf der Startseite, den Nutzungsbedingungen, der Datenschutzerklärung und dem Impressum zählen wir die Seitenaufrufe, damit wir sehen, wie die Website gefunden und genutzt wird. Dafür setzen wir Umami ein, ein Statistikwerkzeug, das VectorAgency selbst betreibt. Ihr Browser lädt ein Skript von analytics.vectoragency.ch und sendet dorthin zu jedem Aufruf: die Seite, die Seite oder Website, von der Sie kommen, den Seitentitel, die Bildschirmgrösse und die Sprache des Browsers. Von der Adresse der Seite sendet er nur den Pfad und allfällige Kampagnenangaben (utm_source und ähnliche), von einer anderen Website nur deren Domain. Umami speichert dazu den Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp sowie Land, Region und Ort, die es aus der IP-Adresse ableitet. Die IP-Adresse selbst speichert es nicht. Aus ihr und der Browser-Kennung berechnet es eine Kennung, die jeden Monat wechselt und nur für annotator.ch gilt. So lassen sich Aufrufe desselben Browsers innerhalb eines Monats zusammenzählen. Die Anmeldung, die Anwendung und das Konto zählen wir nicht, und Ihr Text erreicht die Statistik nie. Sendet Ihr Browser das Signal Global Privacy Control oder Do Not Track, lädt die Seite die Statistik nicht.
  13. Sperren. Sperren wir ein Konto wegen Missbrauchs, speichern wir beim Konto den Zeitpunkt und den Grund. Sperren wir eine Adresse oder eine Domain, speichern wir die Sperre mit Datum, Grund und der Kennung der Mitarbeitenden.

Dazu kommt das Aktivitätsprotokoll des Verwaltungswerkzeugs: Es hält fest, welche Mitarbeitenden (mit ihrer Kennung) wann welche Einträge dort geändert haben. Wir bewahren es 12 Monate auf. Schreiben Sie uns eine E-Mail, etwa für eine Rückerstattung oder eine Löschung, bewahren wir Ihre E-Mail und unsere Antwort im Postfach von Annotator beim Schweizer E-Mail-Anbieter auf. Erstatten wir per Überweisung zurück, bewahren wir dort auch Ihre Bankverbindung auf (Abschnitt 7).

4. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein und verfolgen Sie nicht über andere Websites hinweg. Die Besucherstatistik (Abschnitt 3) setzt kein Cookie und schreibt nichts in den Speicher des Browsers. Die Schrift wird von unserem eigenen Server geladen, nicht von Dritten.

  • annotator_session hält Sie angemeldet und enthält den Sitzungsschlüssel. Er gilt 30 Tage und verlängert sich bei Nutzung. Das Cookie ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), wird nur über HTTPS gesendet und bei Anfragen, die eine andere Website auslöst, nicht mitgesendet, ausser Sie klicken dort auf einen Link zu Annotator (SameSite Lax).
  • annotator_locale merkt sich die Sprache, die Sie gewählt haben. Es gilt ein Jahr und wird nur gesetzt, wenn Sie die Sprache wählen.
  • Arbeit im Tab. Ihre Arbeit hält der Browser im Speicher des Tabs (sessionStorage): Ihren Text (bei einer Datei nur Name und Grösse), das Ergebnis mit der Zuordnung, die eingefügten Antworten und Ihre Markierungen, dazu die Platzhalter und Originalwerte aller Texte, die Sie in diesem Tab verarbeitet haben, sowie einige Einstellungen der Ansicht. Diese Zuordnung bleibt auch nach «Neuer Text» bestehen und verschwindet, wenn Sie den Tab schliessen. Der Browser sendet sie mit jedem neuen Text und jeder neuen Datei an den Erkennungsdienst, damit derselbe Wert seinen Platzhalter behält; weder unser Server noch der Erkennungsdienst speichert sie.

5. E-Mail-Versand

Wir senden drei Arten von E-Mails von noreply@annotator.ch, über einen Schweizer E-Mail- und SMTP-Anbieter: die Anmelde-E-Mail mit Code und Link, die Einladung zu einer Organisation und eine Erinnerung, wenn gekauftes Guthaben in den nächsten 30 Tagen verfällt. Die Einladung nennt die Organisation und wird in der Sprache der einladenden Person verfasst, nie mit deren Adresse. Die Erinnerung geht an die Person, der das Konto oder die Organisation gehört, und nennt, wie viel Guthaben bis wann gültig ist. Nur die Verbindung von unserem Server zum E-Mail-Anbieter ist TLS-verschlüsselt. Für den weiteren Weg zu Ihrem Postfach können wir das nicht zusichern. Ändern wir die Nutzungsbedingungen oder stellen wir Annotator ein, schreiben wir Ihnen ausserdem an die Adresse Ihres Kontos.

6. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

  • Auftragsbearbeiter: ein Schweizer Hosting- und Infrastrukturanbieter und ein Schweizer E-Mail- und SMTP-Anbieter.
  • Der Erkennungsdienst ist ein Dienst von VectorAgency selbst auf derselben Schweizer Infrastruktur. Er speichert keinen Text und keine Dateien; er schreibt pro Anfrage eine Nutzungszeile ohne Text, die 12 Monate aufbewahrt wird.
  • Zahlungen: Kaufen Sie Guthaben, wickelt Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland) die Zahlung ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie auf der Zahlungsseite von Stripe ein. Dort geben Sie auch Ihren Namen und Ihre Rechnungsadresse an, bei einem Kauf für ein Unternehmen auch dessen Namen und UID-Nummer. Stripe setzt diese Angaben auf die Rechnung. Wir speichern sie nicht. Wir übermitteln Stripe dazu Ihre E-Mail-Adresse, das Paket und den Betrag. Stripe erstellt die Rechnung und bewahrt sie auf. Für Irland hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Anhang 1 der Datenschutzverordnung, DSV). Stripe gibt Daten auch an Stripe, LLC in den USA bekannt und bearbeitet sie für eigene Zwecke, etwa zur Bekämpfung von Betrug. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe, LLC ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für so zertifizierte Unternehmen hat der Bundesrat ebenfalls einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 DSV). Fällt diese Feststellung weg, stützt sich Stripe auf die Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission in der für die Schweiz angepassten Fassung, die der EDÖB anerkennt (Art. 16 Abs. 2 Bst. d DSG).
  • Die Besucherstatistik (Umami) betreibt VectorAgency selbst auf derselben Schweizer Infrastruktur. Die Angaben der Statistik geben wir nicht an Dritte weiter.
  • Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Hosting, E-Mail-Versand, Texterkennung und Besucherstatistik werden nach heutigem Stand in der Schweiz betrieben. Die Zahlungen bearbeitet Stripe ausserhalb der Schweiz, unter anderem in Irland und in den USA. Für Betrieb und Support greifen Personen, die für VectorAgency arbeiten, auch aus der EU auf die Server zu, heute aus Portugal.

7. Aufbewahrungsdauer

  • Ihr Text und Ihre Dateien: nicht gespeichert.
  • Anmeldecodes: 10 Minuten gültig. Die tägliche Bereinigung löscht jeden Code, sobald er älter als ein Tag ist, ob benutzt oder nicht.
  • Sitzungen: bis sie ablaufen (30 Tage nach der letzten Nutzung) oder Sie sich abmelden. Die tägliche Bereinigung löscht abgelaufene und widerrufene Sitzungen.
  • Technische Protokolle (Anmelde- und Anfrageprotokoll, Fehlerzeilen der Anwendung, Nutzungszeilen des Erkennungsdienstes): 12 Monate.
  • Serverprotokoll (IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite, Browser): 90 Tage.
  • Besucherstatistik: 12 Monate.
  • Aktivitätsprotokoll des Verwaltungswerkzeugs: 12 Monate.
  • Datenbanksicherungen: Wir sichern unsere Datenbank regelmässig und bewahren jede Sicherung rund 30 Tage auf. In dieser Zeit können gelöschte Daten noch in einer älteren Sicherung enthalten sein.
  • Konto, Mitgliedschaften, Einladungen und Sperren: bis zur Löschung auf Ihre Anfrage (Abschnitt 8). Es gibt keine automatische Löschung. Löschen wir ein gesperrtes Konto, bleibt seine Adresse als Sperre gespeichert, damit mit ihr kein neues Konto eröffnet werden kann.
  • Gutscheine und der Name einer Organisation: Ein Gutschein lässt sich nicht löschen, seine Adresse der Administration lässt sich nicht ändern, und ein Arbeitsbereich wird nie gelöscht, so behält eine Organisation ihren Namen. Der nicht verbrauchte Teil eines Gutscheins verfällt 90 Tage nach der Ausstellung; der Eintrag bleibt.
  • Guthabenbuchungen, vergebenes Guthaben, die Erinnerungen an verfallendes Guthaben und der Prüfwert für das Startguthaben: Sie werden nur hinzugefügt, nie geändert, und bleiben bestehen. Die Buchungen enthalten Mengen, Daten und Referenznummern, keinen Text aus Ihrer Arbeit. Bei vergebenem Guthaben schreiben Mitarbeitende die Begründung von Hand als Freitext; wir sehen dort keine Adressen vor, ausschliessen können wir sie nicht. Der Prüfwert ist ein Hash, nicht Ihre Adresse.
  • Käufe: 10 Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahrs, in dem Sie gekauft haben. So lange müssen wir Buchungsbelege aufbewahren (Art. 958f OR). Danach löschen wir sie. Bis dahin ändert sich nur ihr Stand, etwa bei einer Rückerstattung. Die Rechnungen bewahrt Stripe auf.
  • E-Mails an den Support: bis Ihr Anliegen erledigt ist, danach höchstens 2 Jahre. E-Mails zu einem Kauf oder einer Rückerstattung bewahren wir wie die Käufe auf.
  • Cookies und Speicher im Browser: wie in Abschnitt 4.

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte: Auskunftsrecht (Art. 25 DSG), Recht auf Berichtigung (Art. 32 Abs. 1 DSG), Recht auf Löschung, Recht auf Datenherausgabe (Art. 28 DSG), Widerspruchsrecht sowie das Recht, bestimmte Bearbeitungen einschränken oder untersagen zu lassen, soweit anwendbar.

Ausübung: Senden Sie eine E-Mail an support@annotator.ch. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen. Eine Löschfunktion in Annotator selbst gibt es noch nicht: Ein Löschbegehren behandeln wir von Hand, ebenfalls innerhalb dieser Frist. Wir löschen dabei Ihr Konto und Ihre Anmeldedaten. Ihr Guthaben verfällt mit der Löschung. Den ungenutzten Teil gekaufter Pakete erstatten wir zurück, wenn Sie das spätestens mit dem Löschbegehren verlangen (Ziffer 8.4 der Nutzungsbedingungen). Gehört Ihnen eine Organisation, lösen wir sie mit Ihrem Konto auf. Bestehen bleiben: ein Gutschein mit der Adresse der Administration und der Name einer Organisation; die Guthabenbuchungen (Mengen, Daten und Referenznummern, kein Text); die Käufe mit den Kennungen der Zahlung bei Stripe bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsdauer; der Prüfwert für das Startguthaben; von Mitarbeitenden vergebenes Guthaben mit seiner Begründung; die Protokolle, die E-Mails an den Support und die Besucherstatistik bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsdauer (Abschnitt 7); die Datenbanksicherungen rund 30 Tage. War Ihr Konto gesperrt, bleibt Ihre Adresse als Sperre gespeichert, damit mit ihr kein neues Konto eröffnet werden kann.

9. Sicherheitspannen

Bei Verletzungen der Datensicherheit ergreifen wir geeignete Massnahmen zur Eindämmung, prüfen Meldepflichten gegenüber dem EDÖB und informieren betroffene Personen, soweit gesetzlich erforderlich.

10. Nutzerinnen und Nutzer aus der EU und dem EWR

Unser Angebot richtet sich derzeit primär an Personen in der Schweiz und nicht gezielt an Personen in der EU oder im EWR. Soweit in Einzelfällen zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar sein sollte, bearbeiten wir Personendaten nach den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Grundsätzen. Eine Vertretung in der EU gemäss Art. 27 DSGVO ist derzeit nicht benannt, da wir unser Angebot nicht gezielt auf die EU oder den EWR ausrichten.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz, www.edoeb.admin.ch.

12. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar; oben stehen ihr Stand und ihre Versionsnummer.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte: support@annotator.ch.